10 أخطاء شائعة في كتابة الإيميل

10 أخطاء شائعة في كتابة الإيميل

الأخطاء الإملائية
من أكثر الامور شيوعاً للأسف وتحتاج تدريب وتطوير
ومع كثرة الكتابة يتحسن مستوى الاملاء عندك،
لكن من المهم مراجعة  كتابتك اكثر من مرة :
للتأكد من صحة الاملاء بالعربي والتأكد أيضا
من صحة الاملاء بالانجليزي

توقيت ارسال الايميل
أسأل نفسك قبل  إرسال أي أيميل  هل هذا
وقت مناسب لارسال الإيميل ؟
واذا كان غير مناسب.
• انصحك  أن تستخدم خاصية “الإرسال المُجَدول“
التي تستطيع من خلالها تحديد وقت وتاريخ إرسال الإيميل وهذا بدوره ينظم عملك
ويمكنك من  ارسال الايميل في الوقت المناسب .

• متوسط معدل فتح الايميلات الداخلية بين الموظفين مقارنة بساعات العملاخطاء في توجيه الايميل

انتبه ان تتجاوز صلاحياتك في توجيه ايميل لشخص بدون أن يكون صلاحية لهذا الشيء او تاخذ الاذن من مديرك ومرجعك

To: ضع الاشخاص الذين يعنيهم محتوى الايميل بشكل اساسي
Cc: ضع الاشخاص الذين تود إعلامهم بمحتوى الايميل بدون أن تتوقع منهم درة فعل مباشرة
Bcc:ضع الاشخاص الذين تود إعلامهم بمحتوى الايميل بدون أن يُعلم بوجودهم

 

subject عنوان الايميل خانة ال

فعلًا هذه النقطة هي اهم شيء في الايميل لانها تسهل عملية التواصل وكذلك تسهل عملية البحث والرجوع للايميل مرة اخرى من الأخطاء

الشائعة إرسال إيميل بدون عنوان للرسالة .
بالنسبة لي دائماً اكتب العنوان بالشكل التالي :
( سبب الايميل – اختصاص الايميل )
مثلًا ( استفسار – مشروع)
أفضل من ترك خانة العنوان ( بدون عنوان )

 

عدم مراجعة الإيميل قبل الإرسال

من وجهة نظري انك تتأخر في الايميل أفضل من إرساله  بدون مراجعة
مراجعة وحدة كفيلة بتحسين ايميلك بشكل كبير

 

ماذا أراجع؟

إرسال بريد إلكترونيّ للشّخص الصحيح
تأكد انه تم ارفاق المرفقات
تاكد من المرفقات صحيحة
تاكد من خلو الايميل من الاخطاء الاملائية
تأكد من توقيت الايميل

 

إرسال ايميل غير ضروريّ

القاعدة تقول الشيء القادر على الحصول عليه من دون الحاجة إلى إرسال أيميل
لا تستخدم الايميل من اجله

 

بدائل عن الايميل:

اتصال مباشر –  إجتماع سريع – وتس اب

الايميل المثالي المفروض ان يكون بين ٥٠ كلمة الى ١٢٥ كلمة كحد اقصى و اذا كان الموضوع يحتاج شرح مفصّل اتصل بالشخص المعني قبل ارسال الايميل ووضح كل التفاصيل وبعدها ثبت الامور بارسال ايميل مباشر ..

 

قالب الايميل

من المفروض أن تكون ايميلاتك بقالب موحد لها بداية واضحة وخاتمة واضحة واحذر أن  تكون ايميلاتك معقدة حاول  أن يكون الايميل لموضوع واحد
فقط ولا تجمع اكثر من موضوع في نفس الايميل وكذلك حاول أن تسهل الرد على المرسل اليه
• مثال مقترح
1-استفتاح وتحية

2-محتوى الايميل
الغرض من ارسال الايميل مع الطلب بشكل مباشر

3-خاتمة وتحية

 

المرفقات

كثير منا يرفق مرفقات في ايميلاته
لكن هل نحن نرفقهابشكل صحيح ؟!
– تأكد من :
ارفاق المرفق الصحيح
ارفق اخر نسخة تم تعديلها
اكتب اسم المرفق بشكل صحيح وليس ( ملف ١٢٢١٣  )
لعدم الرغبة بالتعديل ( PDF ) اختر الصيغة المناسبة للمرفق او النسخ الثانية اذا تحتاج الى تعديل
ارفق الصور بشكل صحيح ولا تلصقها في محتوى الايميل
انتبه ان لا تنسى المرفقات

اقدر حسك الابداعي ولكن المفترض ان الايميل للمراسلات الرسمية.

 

اخطاء في تنسيق الايميل

استخدم الوان رسمية
استخدم حجم الخط = ١٤
لا تبالغ في علامة الترقيم
استخدم الخط الرسمي

 

 تنبيهات :

الا يكتب الايميل بحجم خط كبير هذا يدل على الصوت المرتفع يفضل مقاس 14
الا يكتب الايميل بالألوان وخاصة اللون الاحمر يدل على الغضب
استخدام نوع خط واضح ومقروء من حيث الحجم واللون

اشترك بالنشرة البريدية

ليصلك كل جديد من نشاطات وفعاليات رزق

جميع الحقوق محفوظة للمنتدى السوري – برنامج التمكين  الاقتصادي 2020 – 2021

small_c_popup.png

برنامج التمكين الإقتصادي - المنتدى السوري

سجل سيرتك الذاتية للحصول على فرصة عمل تناسب طموحاتك

الأسرة هي: الزوج، الزوجة، الأولاد

اليوم/ الشهر / السنة

1
1
1
1
التوصيف الملف
1

إسم الملف:

حجم الملف: